latihan soal XII AP 1 dan XII AP 2

A.     Fungsi pencatatan

B.     Fungsi klasifikasi

C.     Fungsi komunikasi

D.     Funci pencatatan

E.      Fungsi penyimpanan

1.      Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien tanpa harus mengeluarkan biaya yang relative mahal adalah….

A.     Telepon

B.     Surat

C.     Radio

D.     Handphone

E.      Intercom

2.      Saat Anda menerima telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar si penelepon tidak kecewa….

A.     “Bapak sedang sibuk, tidak bisa diganggu!”

B.     “Maaf, bapak sedang sibuk. Silahkan telepon kembali nanti”

C.     “Tinggalkan pesan saja, bapak sedang sibuk!”

D.     “Lain kali saja bapak telepon kembali”.

E.      “Maaf, bapak sedang sibuk. Ada pesan yang ingin disampaikan?”.

3.      Petugas pelayanan diharapkan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan jangan sekali-kali mengabaikannya. Cara terbaik menangani pelanggan yang mengeluh karena pelayanan yang kurang adalah….

A.     Menyampaikan secara langsung kepada atasan

B.     Menghindari pelanggan yang suka mengeluh

C.     Mencatat semua keluhan dengan lengkap

D.     Berusaha memberikan alasan yang jelas sehingga pelanggan puas

E.      Menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan

4.      Menurut….manajemen perkantoran dirumuskan sebagai perencanaa, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

A.     George R. Terry

B.     Drs. Moekijat

C.     J.C. Denyer

D.     Prof. Dr. Prajudi A.

E.      Sondang P. Siagian

5.      Bagian dari ilmu kesehatan sebagai unsure penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut….

A.     Hukum kesehatan

B.     Prosedur kerja

C.     Keselamatan kerja

D.     Keamanan kerja

E.      Kesehatan kerja

6.      Melakukan pembinaan dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undang undang Keselamatan Kerja merupakan….

A.     Hak tenaga kerja

B.     Kewajiban tenaga kerja

C.     Kewajiban disnaker

D.     Kewajiban pimpinan perusahaan

E.      Kewajiban seluruh personil perusahaan

7.     

Gambar tersebut di atas untuk menampilkan….

A.     Memasukkan watermark

B.     Membuat kolom Koran

C.     Mengatur margin

D.     Menentukan ukuran kertas

E.      Mengatur orientasi kertas

8.      Saat anda sedang membuat laporan keuangan kas kecil, aplikasi software computer yang tepat untuk menyusun laporan tersebut adalah menggunakan….

A.     MS Access

B.     MS Excel

C.     MS Word

D.     MS Power Point

E.      MS Publisher

9.      Mampu memberikan tanggapan terhadap komunikan, merupakan bagian dari proses komunikasi yang disebut….

A.     Listening

B.     Observing

C.     Clarifying

D.     Responding

E.      Attending

10.  Untuk menampilkan slide yang sudah kita buat ke dalam handout master, maka dari View kita pilih….

A. 

 

B.

 

C.

 

D.

E.

11.   Langkah pertama pengadaan barang tidak habis pakai adalah….

A.    Menganalisa dan menyusun kebutuhan

B.    Menentukan skala prioritas

C.    Memperkirakan biaya

D.    Memperhatikan standar barang

E.    Memperkirakan umur barang

12.   Mesin penghancur dokumen (Dokumen Destroyer) digunakan untuk menghancurkan dokumen….

A.      Rahasia dan tidak dipergunakan lagi

B.      Tidak rahasia dan tidak dipergunakan lagi

C.      Rahasia dan masih dipergunakan

D.      Penting tapi tidak dipergunakan lagi

E.       Penting tapi tetap dihancurkan

13.   Jika Anda akan melakukan percakapan telepon, maka hal-hal yang akan dibicarakan dicatat pada….

A.      Blocknote

B.      Buku telepon

C.      Lembar pesan telepon

D.      Memo

E.       Agenda

14.  

 

Gambar di atas pada operasi aplikasi MS Power Point berfungsi untuk….

A.      Mengubah layout

B.      Membuat slide baru

C.      Mengembalikan tampilan layout

D.      Menghapus layout

E.       Mengkopi slide

15.   Personal record meliputi dokumen / catatan mengenai kepegawaian. Tiga contoh mengenai personal record antara lain….

A.      Catatan pelanggaran

B.      Daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan

C.      Jenis bahan baku, laporan produksi, kualitas barang

D.      Perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor

E.       Perabot kantor, DP3, SPJ

16.   Surat yang setiap bagian suratnya diketik dari sebelah kiri adalah surat bentuk….

A.      Indented style

B.      Full block style

C.      Block style

D.      Semi block style

E.       Official style

17.   Surat dari pembeli yang memuat kesalahan barang yang dikirim, kesalahan jumlah, mutu barang, kerusakan dan keterlambatan pengiriman adalah surat….

A.      Surat pemintaan

B.      Surat penawaran

C.      Surat perkenalan usaha

D.      Surat pengaduan

E.       Surat pengantar barang

18.   Jika kita akan menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan harga relative murah, maka lebih baik menggunakan mesin….

A.      Printer

B.      Photokopi

C.      Mesin offset

D.      Stensil

E.       Risograph

19.   Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah….

A.      Ditutup apabila tidak dipergunakan

B.      Bagian yang berputar diberi pelumas

C.      Lembar pesan telepon

D.      Kain penyaring dibersihkan dengan bensin

E.       Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan

20.   Apabila perusahaan mengirimkan surat kepada pihak lain di luar perusahaan haru menggunakan buku….sebagai tanda terima penyerahan surat kepada pihak lain.

A.      Agenda

B.      Klaper

C.      Ekspedisi inter

D.      Verbal

E.       Ekspedisi ekstern

21.   Untuk melihat email yang sudah dikirim kepada pihak lain kita dapat melihat melalui kotak….

A.      Inbox

B.      Conversation

C.      Sent

D.      Spam

E.       Trash

22.   Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan system penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah system….

A.      Abjad

B.      Nomor

C.      Wilayah

D.      Pokok soal

E.       Tanggal

23.   Alat kearsipan yang terbuat dari karton tebal dan didalamnya dilengkapi dengan penjepit serta berfungsi untuk menyimpan arsip adalah….

A.      Map

B.      Portepel

C.      Snelhecter

D.      Brief order

E.       Map tanpa daun

24.   Jika Anda akan menggandakan dokumen dengan mesin fotokopi sebanyak 10 lembar, maka langkah yang harus dilakukan adalah….

A.      Hidupkan mesin dengan menekan on kemudian tekan angka 10

B.      Hidupkan mesin tekan angka 10 kemudian tombol start

C.      Hidupkan mesin, pasang kertas, lalu tekan tombol start

D.      Hidupkan mesin, pasang kertas, tekan angka 10 kemudian start

E.       Hidupkan mesin tunggu panas tekan angka 10 kemudian start

25.   Tujuan dari kegiatan penyusutan arsip adalah….

A.      Memudahkan inventarisasi arsip

B.      Melakukan penilaian arsip

C.      Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip

D.      Ketertiban penataan arsip

E.       Pengecekan arsip secara periodic

26.   Jenis mesin pengganda yang mempunyai kemampuan untuk memperbesar dan memperkecil hasil gandaan adalah….

A.      Mesin sensil

B.      Mesin photokopi

C.      Mesin offset

D.      Mesin risograph

E.       Mesin Dictaphone

27.   Yang dimaksud dengan perjalanan bisnis adalah melakukan….dalam rangka meningkatkan hubungan dengan para relasi.

A.      Perjalanan wisata

B.      Pekerjaan di luar kantor atau keluar kota

C.      Karya wisata

D.      Rakernas

E.       Studi banding

28.   Dokumen perjalanan yang diberikan kepada seseorang yang diberikan ijin untuk meninggalkan negaranya untuk bepergian ke Negara Negara asing disebut….

A.      Visa

B.      Fiscal

C.      Paspor

D.      Surat tugas

E.       Yellow card

29.   Pemeliharaan dan perawatan arsip diantaranya dapat dilakukan dengan cara….

A.      Mengecat tembok

B.      Member wangi-wangian

C.      Mengatur suhu dalam ruangan

D.      Memasang tata tertib

E.       Menutup ruang agar tidak ada debu masuk

30.   Agar rapat dapt berjalan dengan baik maka diperlukan adanya tata tertib. Penyusuna tata tertib rapat sebaiknya dilakukan….

A.      Sebelum rapat

B.      Sesudah rapat

C.      Pada waktu rapat

D.      Pada waktu istirahat

E.       Sesudah ada pimpinan

31.   Laporan aau pencatatan yang dibuat tanpa menambah atau mengurangi isi pembicaaan selam berlangsungnya rapat adalah….

A.      Notula

B.      Notula harfiah

C.      Notula rangkuman

D.      Risalah

E.       Laporan

32.   Bukti transaksi pembelian barang yang dilakukan secara kredit yaitu….

A.      Nota asli

B.      Copy nota

C.      Faktur asli

D.      Copy faktur

E.       Bukti memo

33.   Jumlah dana kas kecil yang selalu sama pada setiap periode pembuatan buku kas baru, berati menggunakan metode pembukuan…

A.      Tetap

B.      Menaik

C.      Rata-rata

D.      Menurun

E.       Tidak tetap

34.   Apabila terpaksa rapat harus diselenggarakan pada waktu malam hari, maka media rapat yang paling urgent adalah….

A.      Ruangan

B.      Papan tulis

C.      Sound system

D.      Over head proyektor

E.       Lampu penerangan

35.   Jika pelanggan meras tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor, sebaiknya kita….

A.      Layani untuk berdebat

B.      Minta maaf saja sudah cukup

C.      Minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik

D.      Biarkan saja karena pelanggan tidak teliti

E.       Melayani dengan setengah hati

36.   Data yang diperoleh dari hasil sampel termasuk data….

A.      Obyektif

B.      Kwalitatif

C.      Random

D.      Perkiraan

E.       Kwantitatif

37.   Pernyataan yang tidak menunjukkan unsure pegawai negeri adalah….

A.      Mereka yang telah memenuhi syarat yang ditentukan

B.      Diangkat oleh pejabat yang berwenang

C.      Diserahi tugas dalam jabatan negeri

D.      Sudah berumur 21 tahun

E.       Digaji oleh pemerintah berdasar undang-undang

38.   Sebelum kita menentukan barang apa yang akan dibeli maka langkah utama yang harus dijalankan adalah….

A.      Pengadaan

B.      Penelitian

C.      Pembelian

D.      Penyiapan tempat

E.       Perencanaan

39.   Pada saat pembentukan dana kas kecil menurut system dana tetap, akan dicatat sebagai….

A.      Kas (kredit)

B.      Kas (debet)

C.      Bank (debet)

D.      Kas kecil (debet)

E.       Kas kecil (kredit)